Aufgabe 12
Die Stellenausschreibung
Hintergrund Sie sind als Prozess-Berater von einem Unternehmen beauftragt worden, den Recruiting-Prozess neu zu gestalten. Im Status Quo gibt es keinen einheitlichen Prozess für die Besetzung freier Stellen. Stellenausschreibungen und Stellenbesetzungen erfolgen unstrukturiert und „auf Zuruf“ der Fachabteilungen. Die Personalabteilung klagt über eine zu hohe Arbeitsbelastung und unzureichenden Input aus der Fachabteilung. Rückfragen zu den auszuschreibenden Stellen blieben lange liegen oder würden überhaupt nicht beantwortet. Die Fachabteilung wiederum beschwert sich laufend, dass freie Stellen zu lange unbesetzt blieben, weil die gemeldeten Stellen in der Personalabteilung nicht bearbeitet würden. Nun soll ein einheitlicher und durch IT unterstützter Prozess Abhilfe schaffen.
Als erfahrener Berater nähern Sie sich dem Problem vom „Groben zum Feinen“.
Strategisches Prozessmodell
Erstellen Sie zunächst ein übersichtliches Modell, das folgende Schritte in einen logisch abstrakten Zusammenhang darstellt. Es ist in diesem Schritt nicht das Ziel, jedes Detail im Modell abzubilden
Prozessbeschreibung
Der Recruiting-Prozess startet in der Fachabteilung, sobald eine freie Stelle entstanden ist. Dabei ist es unerheblich, ob dies durch das Ausscheiden eines Mitarbeiters oder durch die Schaffung einer neuen Stelle verursacht wurde. Ein Mitarbeiter der Fachabteilung meldet die freie Stelle, indem er ein dafür vorgesehenes Excel-Formular ausfüllt und per Email an die Personalabteilung schickt. Daraufhin führt die Personalabteilung die Stellenausschreibung durch. Sobald die Stelle auf der firmeneigenen Webseite und verschiedenen Job-Portalen ausgeschrieben ist, können Bewerber ihre Bewerbungen einreichen. Die Bewerbungseinreichung ist per Post oder E-Mail möglich. Daraufhin wird in der Personalabteilung jede eingegangene Bewerbung geprüft. Die Auswahl eines Bewerbers ist Teil der Bewerbungsprüfung. Wenn ein Bewerber ausgewählt ist, wird die Stellenbesetzung durchgeführt. Der Recruiting-Prozess ist abgeschlossen, nachdem die Stelle besetzt wurde und ein Bewerber einen Vertrag unterschrieben hat.
Hinweis
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Verwenden Sie für die Modellierung auf der strategischen Ebene nur aufgeklappten einen Pool mit mehreren Lanes und maximal 10 Flussobjekte (weitere zugeklappte Pools sind erlaubt).
Operatives Prozessmodell (menschlicher Prozessfluss)
Nun haben Sie den Überblick und widmen sich den Details. Als erstes modellieren Sie den Teilprozess Stellenausschreibung und erstellen hierfür ein detailliertes Modell. Beginnen Sie damit, den Prozess aus Sicht der Teilnehmer, die in diesem Prozess arbeiten,zu modellieren. Verwenden Sie hierfür 2 getrennte Pools: „Sachbearbeiter Personal“ und „Führungskraft Fachbereich“. Stellen Sie die Kommunikation der beiden Teilnehmer über Nachrichtenflüsse zwischen den beiden Pools dar.
Prozessbeschreibung Der Stellenausschreibungsprozess der Führungskraft startet, sobald Personalbedarf festgestellt wird. Daraufhin meldet die Führungskraft die freie Stelle der Personalabteilung und startet damit den Prozess beim Sachbearbeiter.
Dieser sichtet als erstes die Stellenmeldung und erfragt bei Unklarheiten „Aufgaben und Anforderungen“ der Stelle bei der Führungskraft. Die Führungskraft erteilt die benötigten Informationen auf Anfrage. Daraufhin kann der Sachbearbeiter die Stelle beschreiben. Manchmal ist die Stellenmeldung auch ohne Rückfragen bereits eindeutig, sodass keine weiteren Nachfragen notwendig sind. Dann beschreibt der Sachbearbeiter die Stelle sofort.
Nach der Beschreibung der Stelle durch den Sachbearbeiter erhält die Führungskraft die Stellenbeschreibung. Sie sichtet die Stellenbeschreibung und mahnt gegebenenfalls eine Korrektur an. Ist keine Korrektur notwendig, gibt die Führungskraft die Stellenbeschreibung frei, womit der Prozess für sie abgeschlossen ist.
Der Sachbearbeiter fährt erst dann mit seiner Arbeit fort, wenn er erfährt, ob eine Korrektur erbeten oder die Freigabe erteilt wurde. Im ersten Fall korrigiert er die Stellenbeschreibung und legt sie erneut der Führungskraft vor. Im Fall der Freigabe schreibt er die Stelle aus und gelangt ebenfalls zum Ende seines Prozesses.
Operatives Prozessmodell (menschlicher und technischer Prozessfluss)
Nun wissen Sie, wie die Menschen in den Prozessen arbeiten und beschäftigen sich mit der Frage, wie diese Arbeitsabläufe in Zukunft optimal durch ein IT System (Process Engine als HR-System) unterstützt werden können. Ziel ist es, die technischen Flüsse in das operative Modell zu integrieren. Modellieren Sie hierfür einen zusätzlichen Pool „HR-Portal“ und stellen Sie die Kommunikation mit den beiden bestehenden Pools über Nachrichtenflüsse dar. Ändern Sie die bestehenden menschlichen Flüsse nur dann, wenn ausdrücklich darauf hingewiesen wird.
Prozessbeschreibung
In Zukunft meldet die Führungskraft eine freie Stelle über das HR-Portal. Diese Meldung startet den Prozess der Process Engine, die daraufhin dem Sachbearbeiter eine Aufgabe „Stelle beschreiben“ zuweist.
Der Sachbearbeiter erfährt also über das HR-Portal, dass eine freie Stelle gemeldet wurde und sichtet daraufhin nach wie vor die Meldung. Das Erfragen von Aufgaben und Anforderungen soll weiterhin direkt oder telefonisch erfolgen. Hierfür werden also keine Aufgaben von der Engine erzeugt. Wenn der Sachbearbeiter die Stelle fertig beschrieben hat, ist er mit der Bearbeitung der entsprechenden Aufgabe fertig.
Die Engine erzeugt daraufhin eine Aufgabe „Stellenbeschreibung prüfen“ für die Führungskraft. Wenn die Führungskraft daraufhin eine Korrektur anmahnt erhält der Sachbearbeiter von der Engine eine entsprechende Aufgabe „Stellenbeschreibung korrigieren“. Nach deren Bearbeitung erhält die Führungskraft die Aufgabe „Stellenbeschreibung prüfen“ erneut. Gibt die Führungskraft die Stellenbeschreibung frei, erhält der Sachbearbeiter eine Aufgabe „Ausschreibung anstoßen“.
Ab hier ändert sich der Prozess des Sachbearbeiters im Vergleich zum IST- Zustand. Er muss die Stellenausschreibung nicht mehr manuell durchführen, sondern legt nur noch die verschiedenen Kanäle für die Ausschreibung fest (z.B. Webseite, Jobportal, etc.). Die Stellenausschreibung wird anschließend von der Engine automatisch durchgeführt – ein Teilprozess, den wir zunächst nicht näher betrachten.
Eine weitere Prozessverbesserung ist, dass Führungskraft und Sachbearbeiter nach erfolgreicher Stellenausschreibung noch eine Bestätigungsmail von der Engine erhalten, bevor der Prozess beendet ist.