Aufgabe 11

Prozessbeschreibung Rechnungen werden dem Unternehmen per Post zugestellt. Der Team-Assistent nimmt die Rechnung entgegen und scannt diese. Anschließend wird die Rechnung vom Freigebenden bearbeitet. Dieser entscheidet ob er die Rechnung freigibt. Ist das der Fall, wird die Geschäftsführerin die Rechnung begleichen. Wurde die Rechnung nicht freigegeben, so ist es Aufgabe des Team-Assistenten, den Fall in Rücksprache mit dem Rechnungssteller zu klären. Konnte die Rechnung erfolgreich geklärt werden, wird sie dem Freigebenden erneut zur Prüfung vorgelegt. Sollte die Rechnung nicht zu klären sein, wird der Assistent die Verarbeitung der Rechnung abbrechen.

Aufgabe:

Prozessbeschreibung Nach dem das strategische Prozessmodell mit der Geschäftsführung und den zugehörigen Managern besprochen wurde, soll der Prozess nun im Detail dokumentiert werden. Hierzu wurden weitere Informationen von den Durchführenden erhoben. Die folgenden Informationen stammen aus einem Workshop zur Prozesserhebung:

Team-Assistent: „Das vorgelegte Prozessmodell zeigt den Prozess schon ganz gut, jedoch fehlen einige fachliche Schritte. Das Erste was mir hier auffällt, ist der Umgang mit der Rechnung. Die Rechnung erhalte ich übrigens von der Poststelle. Bevor ich die Rechnung dann scanne, muss ich die Rechnung inhaltlich prüfen. Es kann ja sein, dass die Rechnung falsch ausgestellt wurde. Ich darf nur korrekte Rechnungen scannen. Alle anderen Rechnungen muss ich erneut beim Rechnungssteller anfordern. Sollte das der Fall sein, beende ich den Prozess an der Stelle und warte, bis wir eine neue Rechnung erhalten. Nach dem Scannen übergebe ich die Rechnung dem Freigebenden. Ist alles in Ordnung wird die Rechnung ohne mein Zutun fertig bearbeitet. Nur wenn die Freigabe verweigert wird, führe ich eine Klärung mit dem Rechnungssteller durch. An dieser Stelle ist das vorgelegte Modell korrekt: Konnte ich die Rechnung nicht klären, wird die Rechnungsbearbeitung beendet. Ansonsten übergebe ich die Rechnung mit aktualisierten Daten erneut dem Freigebenden.“

Freigebender::„Ich kann keine Informationen hinzufügen, da das Modell bereits meine Aufgaben enthält.“

Geschäftsführerin: „Das Prozessmodell zeigt mir den Prozess. Ich stimme den Vorrednern voll zu. Die genannten Aufgaben müssen auf jeden Fall abgebildet werden. Dies ist ja enorm wichtig. Ich will in keinem Fall eine fehlerhafte Rechnung bezahlen, das sollte allen bewusst sein. Das heißt dann aber auch, dass ich nur freigegebene & korrekte Rechnungen auf meinem Tisch bekommen will. Alle anderen will ich gar nicht sehen. Somit weiß ich, dass ich die Rechnung direkt bezahlen kann. Nach dem Bezahlen ist für mich die Rechnung vollständig bearbeitet. Allerdings fehlt hier ein wichtiger Schritt. Die Original-Rechnung in Papierform darf nicht verloren gehen und muss archiviert werden. Die digitale Version in PDF-Form soll zukünftig in unserem Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert werden. Das „digitale“ Archivieren muss automatisch funktionieren, damit soll sich niemand beschäftigen. Die Papier-Rechnung soll bitte schön direkt nach dem Scannen von der Team-Assistenz archiviert werden.“

Die Geschäftsführerin fügt ergänzend noch folgenden Satz hinzu: „Der gerade beschriebene Prozess ist korrekt. Allerdings müssen Sie bedenken, dass ich die offenen Rechnungen auf „einen Schlag“ bezahle. Dies tue ich, wenn ich mal etwas Luft habe. Ich will ja nicht jedes Mal nur eine Rechnung überweisen, das kostet mich zu viel Zeit.“

Aufgabe: * Erstellen Sie das zugehörige operative Prozessmodell mit menschlichen Prozessflüssen. Hierfür sind die Prozesse rein fachlich zu modellieren.

Aufgabe: * Nutzen Sie als Ausgangslage das operative Prozessmodell mit den menschlichen Prozessflüssen * Der zu automatisierende Prozess soll nun in einem eigenen Pool modelliert werden. Bereiten Sie also die Prozessautomatisierung vor, indem Sie die vorhandenen Teilprozesse anpassen. * Stellen Sie sicher, dass die alle beschriebenen Anforderungen erfüllen

Hinweis